Pensé pour faciliter les échanges, l’open space s’est installé dans de nombreuses entreprises. Avec lui, notre façon de travailler a changé. Plus de proximité, mais aussi plus de bruit et d’interruptions. Pour s’adapter, les salariés ont inventé de nouveaux codes.
Par Maxence Renaud
Publié il y a 2 mois
Une vingtaine de personnes, une seule pièce. Les claviers crépitent. Un téléphone sonne. Deux collègues discutent près de la machine à café. À quelques mètres, certains ont déjà leur casque sur les oreilles.
La scène est devenue banale. Dans beaucoup d’entreprises, les bureaux individuels ont laissé place à de grands espaces partagés. L’objectif était simple : faire tomber les cloisons pour faciliter les échanges. Une organisation particulièrement appréciée des start-up, où leséquipes doivent souvent travailler vite et ensemble.
Mais supprimer les murs a aussi changé les relations entre collègues. Dans un open space, tout se voit et presque tout s’entend. Il faut donc apprendre à partager bien plus qu’un bureau.
Plus proches les uns des autres
Pour Camille, 24 ans, l’open space est simplement le bureau tel qu’elle l’a toujours connu. Depuis un an, elle travaille dans une entreprise de communication d’une quarantaine de salariés. « Quand je suis arrivée, ça m’a beaucoup aidée. J’entendais les discussions et j’ai vite compris qui faisait quoi. Si j’avais une question, je pouvais directement demander à la personne à côté. »
C’est l’une des forces du modèle. Les échanges sont rapides. Une question peut être réglée en quelques secondes. Une conversation improvisée peut éviter une réunion. Pour un nouvel arrivant, écouter les autres permet aussi de comprendre plus vite les habitudes de l’entreprise. Cette proximité crée pourtant un autre problème : elle rend chacun accessible en permanence.
« Parfois, quelqu’un vient me poser une question alors que je suis en plein milieu de quelque chose. Ce n’est jamais très long, mais quand ça arrive plusieurs fois, on perd vite le fil », raconte Camille. Elle a donc pris une habitude : lorsqu’elle doit vraiment se concentrer, elle met son casque.
Le bruit, mais surtout les interruptions
Le docteur Julien Morel, médecin du travail à Paris, retrouve régulièrement cette question dans ses consultations. Pour lui, le problème ne se résume pas au nombre de décibels. « Ce qui fatigue, c’est aussi l’imprévisibilité. Une conversation commence derrière vous, quelqu’un vous interpelle ou un téléphone sonne. Même sans participer, votre attention est sollicitée. »
Chaque interruption oblige ensuite à revenir à ce que l’on faisait. Répété toute la journée, ce mécanisme peut provoquer de la fatigue et compliquer certaines tâches. Tous les salariés ne le vivent pas de la même manière. Le métier compte. La personnalité aussi. Un commercial qui passe une grande partie de sa journée au téléphone n’a pas les mêmes besoins qu’un développeur qui doit rester concentré pendant plusieurs heures. L’aménagement joue également un rôle.
« Un espace ouvert avec des zones calmes et des salles pour téléphoner n’a rien à voir avec un plateau où quarante personnes font tout au même endroit », souligne le médecin. L’open space n’est donc pas forcément le problème. C’est son organisation qui peut le devenir.
Des règles que personne n’a écrites
Avec le temps, les salariés se sont adaptés. Une sorte de savoir-vivre s’est installé dans les
bureaux ouverts. Le casque en est le meilleur exemple. Il ne sert plus uniquement à écouter de la musique. Il envoie aussi un message : je suis concentré, évitez de me déranger.
Même chose pour les appels. Une conversation de quelques minutes peut se faire au bureau. Une visioconférence d’une heure trouvera plutôt sa place dans une salle ou une phone box. Les discussions entre collègues se déplacent aussi lorsqu’elles commencent durer. Les messageries professionnelles ont renforcé ces habitudes. Il n’est plus étonnant d’envoyer un message à quelqu’un assis à quelques mètres. Non pas parce qu’il est trop loin, mais pour lui laisser le choix du moment où il répondra.
« Le plus important, c’est que les règles soient comprises par tout le monde, explique Julien
Morel. Les tensions apparaissent surtout quand certains pensent pouvoir parler toute la journée alors que d’autres attendent le silence. » Ces codes sont rarement affichés. On les apprend en observant ses collègues. Pour quelqu’un qui arrive dans son premier emploi, les comprendre fait désormais partie de l’intégration.
Le bureau ne sert plus seulement à travailler
L’open space continue lui aussi de se transformer. Les entreprises ne cherchent plus forcément à réunir tous les salariés sur un même grand plateau. Aux postes de travail s’ajoutent désormais des petites salles, des espaces silencieux, des lieux pour téléphoner ou des zones pensées pour travailler à plusieurs. Un même salarié peut changer d’espace plusieurs fois dans la journée selon ce qu’il doit faire.
Le télétravail a accéléré cette évolution. Après avoir travaillé seul chez soi, venir au bureau sert aussi à retrouver son équipe. Les locaux deviennent davantage un lieu d’échange. Mais les salariés doivent toujours pouvoir s’isoler lorsqu’ils en ont besoin. Pour une jeune entreprise qui aménage ses premiers bureaux, entasser le maximum de postes n’est donc plus forcément la meilleure solution. Il faut aussi prévoir où auront lieu les appels, les réunions ou les tâches qui demandent du calme.
« On a longtemps pensé que rapprocher les gens suffisait pour créer de la collaboration, résume Julien Morel. En réalité, il faut pouvoir alterner les moments collectifs et les moments où l’on travaille seul. » L’open space a fait tomber les cloisons, mais pas notre besoin de tranquillité. Il a surtout obligé les entreprises et les salariés à trouver un nouvel équilibre entre travailler ensemble et pouvoir, parfois, travailler seul.
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